La Técnica: Planificación Estructurada.

Los métodos tradicionales de planificación de proyectos consisten en la partición sucesiva de las tareas de un proyecto para la posterior identificación de dependencias entre subtareas y la producción de una red de tareas. La aportación de la planificación estructurada es la combinación de estas actividades, permitiendo su realización a la par.

En el método de planificación estructurada, las tareas y dependencias son descritas por medio de diagramas de flujo de trabajo (DFT’s o workflow diagrams, WFD’s) de distintos niveles. Estos diagramas empleados son similares a los diagramas de flujo de datos del análisis estructurado, con tareas reemplazando a los procesos y con entradas y entregables de tareas (flujos de trabajo) reemplazando a los flujos de datos. Así como se describen tipos de datos en un diccionario de datos, los flujos de trabajo son descritos en un diccionario de flujos de trabajo, que es construido a través de la descomposición de los flujos de trabajo asociados a tareas de alto nivel, produciendo conjuntos de flujos de trabajo asociados a tareas de nivel inferior.

Este método se caracteriza por producir una partición equilibrada de tareas y entregables, y permite visualizar las tareas y sus dependencias a distintos niveles de detalle. Además, describe un modelo de proyecto que sirve de soporte para:

  • La realización de estimaciones sobre el proyecto (costes, recursos, etc.).
  • La supervisión de cambios y defectos.
  • La toma de decisiones en cuanto a la programación (calendario).

 

1. Entregables y dependencias.

2. Diagramas de flujo de trabajo.

3. Sistemas de flujo de trabajo.

4. Vistas de un sistema de flujo de trabajo.

5. Vistas dinámicas de un proyecto.

 

1. Entregables y dependencias.

En la técnica de planificación estructurada, el producto de un proyecto es definido a través de la declaración de sus entregables. Sólo una vez hayan sido producidos todos los entregables de un proyecto, éste podrá considerarse terminado.

Cada paquete de trabajo genera sus propios entregables y es definido a partir de ellos. Teniendo en cuenta que los únicos estados en que puede encontrarse un entregable son producido o no producido (concepto denominado ‘entregable binario’), se puede definir el criterio de completitud de un paquete de trabajo de la siguiente forma: un paquete de trabajo se considera completado cuando todos sus entregables hayan sido producidos (es decir, cuando el último entregable de la tarea ha sido terminado).

Siguiendo esta idea, en la planificación estructurada, las tareas son descritas a través de los entregables que producen, en lugar de hacerlo mediante una descripción funcional en términos de proceso de trabajo. El problema de definir el proceso de la tarea es reducido al problema de definir los entregables de la tarea; el proceso de la tarea puede ser definido como la aplicación de ciertas habilidades personales a las entradas de la tarea (entregables de tareas previas) para producir las salidas (entregables de la tarea).

Una de las ventajas de esta técnica es que, como toda tarea del proyecto tiene unas entradas y entregables bien definidos, las dependencias entre tareas pueden ser fácilmente identificadas. Con la excepción de las entradas y entregables del proyecto (habrá ciertas tareas que tengan entradas procedentes de fuera del proyecto y otras que produzcan entregables que son usados fuera del proyecto), un entregable producido por una tarea será una entrada para otra tarea. Es decir,

  • una entrada de una tarea será bien una entrada del proyecto o bien un entregable producido por otra tarea (predecesora),
  • y una salida de una tarea será bien un entregable del proyecto o bien una entrada de otra tarea (sucesora).

Así, la planificación estructurada se sirve de los entregables para identificar las dependencias entre tareas, determinando las tareas predecesoras y sucesoras: las tareas predecesoras producen los entregables que serán entradas a otras tareas, y las tareas sucesoras aceptan como entradas los entregables producidos por otras tareas.

 

2. Diagramas de flujo de trabajo.

El método de planificación estructurada emplea DFT’s como notación estándar para representar gráficamente la descomposición de los proyectos en forma de grupos de tareas.

La descomposición de una tarea (padre) produce un conjunto de tareas hijas; este conjunto de tareas que tienen el mismo padre es llamado ‘conjunto de tareas local'. Cada tarea de este conjunto tendrá flujos de trabajo de entrada y salida (entradas y entregables) que la conectan a otras tareas locales o a tareas externas (tareas que se encuentran fuera del conjunto local). La unión de todas las conexiones de flujo de trabajo locales crea una red dirigida de tareas, el DFT, y los flujos de trabajo que son entradas o entregables de la tarea padre actúan como entradas externas y entregables para dicho DFT.

El proceso de construcción de un DFT consta de los siguientes pasos:

1. Definición de la tarea padre.

Figura 1

2. Descomposición de la tarea padre en tareas hijas más pequeñas.

Figura 2

3. Conexión de los flujos de trabajo de la tarea padre a las tareas hijas.

Figura 3

4. Interconexión de las tareas hijas con flujos de trabajo locales a la tarea padre.

Figura 4

A lo largo de este proceso, un flujo de trabajo de la tarea padre puede ser representado por medio de varios flujos de trabajo hacia o desde diferentes tareas hijas; cuando una tarea es descompuesta en un conjunto de tareas local, las entradas y entregables de la tarea padre pueden ser también descompuestos dentro de dicho conjunto.

Así, los flujos de trabajo de entrada de la tarea padre pueden

ser compartidos por varias tareas hijas,

Figura 5

corresponderse con sus entradas,

Figura 6

o tenerlas como componentes.

Figura 7

Del mismo modo, los entregables de la tarea padre

pueden corresponderse con los entregables de diversas tareas hijas

Figura 8

o pueden tenerlos como componentes.

Figura 9

 

3. Sistemas de flujo de trabajo.

Se define sistema de flujos de trabajo (SFT o WorkFlows System, WFS) como colección de DFT’s que describe un proyecto completo y las dependencias entre todos los niveles de tareas en el proyecto, e incluye un diccionario de flujos de trabajo (lista de todos los flujos de trabajo y sus composiciones).

Cada uno de los DFT’s describe una porción del trabajo que ha de realizarse y, además, está relacionado con otros diagramas por medio de relaciones de tipo padre-hijo, lo cual posibilita la representación del proyecto por medio de niveles progresivos de estos diagramas.

La siguiente figura muestra un ejemplo de SFT: La tarea padre (en WFD0) es descompuesta en un conjunto de tareas local (en WFD1); las tareas 1, 3 y 5 son a su vez descompuestas creándose un nuevo grupo de conjuntos de tareas locales a un nivel inferior (originan WFD2, WFD3 y WFD4 respectivamente). Esta descomposición de tareas continúa hasta que las tareas manejadas alcanzan el nivel de paquetes de trabajo.

Figura 10

En la figura, los flujos de trabajo externos son los terminados en punta de flecha sólida, siendo el resto internos al conjunto de tareas local del diagrama en el que aparecen. Los flujos de trabajo que se muestran con sufijo son componentes de un flujo de trabajo padre que ha sido dividido.

Para conseguir representaciones gráficas compactas, el sistema de flujos de trabajo puede ser presentado como un árbol de relaciones entre tareas (padre-hijas), obteniéndose la EDT convencional.

Figura 11: EDT del ejemplo de la figura 10.

 

4. Vistas de un sistema de flujo de trabajo.

Una vista, presentación o muestra de un SFT es definida por medio de un subárbol del SFT y por el conjunto de tareas que colectivamente representan la tarea padre descrita por el SFT. A continuación, se procede a describir 4 posibles modos de mostrar la estructura de un proyecto: la vista de línea base, la vista resumen, la vista contextual y la vista parcial.

4.1 Vista de línea base.

La vista de línea base presenta una red de tareas del nivel mínimo (es decir, paquetes de trabajo), mostrando las dependencias locales y externas que existan a ese nivel. Esta vista es equivalente a la presentada por los métodos tradicionales de planificación, y es creada identificando aquellas tareas que no poseen DFT’s hijos, llamadas tareas hoja (cajas no sombreadas en la figura 12), para después producir un SFT que muestre únicamente dichas tareas y sus dependencias.

Figura 12: Ejemplo de resumen de la EDT de la figura 11.

4.2 Vista resumen.

La vista de línea de base puede llegar a ser muy difícil de gestionar pues, incluso un proyecto de tamaño medio, suele contener cientos de paquetes de trabajo. Por tanto, el modelo del proyecto necesita ser condensado o resumido para proveer una vista manejable del proyecto.

El objetivo de la vista resumen es eliminar tareas hijas mediante la aplicación de algún algoritmo, y así producir un SFT que muestre sólo tareas padre de alto nivel (la figura 13 muestra el SFT que resulta de aplicar el resumen de la figura 12 al proyecto ejemplo de la figura 11).

Figura 13: Vista generada por el resumen de la figura 12.

4.3 Vista contextual.

Cuando se trabaja con un SFT, el interés habitualmente se centra en una tarea particular y en cómo dicha tarea está encuadrada en el contexto del proyecto completo; el contexto de una tarea es el DFT al que pertenece, junto con todos los DFT’s ancestros. Este contexto constituye una vista completa del proyecto con el mayor detalle centrado en una tarea en particular.

De este modo, el DFT es expandido para mostrar sólo las tareas hijas de la red que contiene la tarea de interés, siendo el resto de las redes representado por tareas padres de alto nivel.

4.4 Vista parcial.

Las vistas descritas anteriormente implican combinaciones de DFT’s del SFT para generar una vista del proyecto completo. Pero el dominio de interés del SFT no siempre es el proyecto completo, pues a menudo sólo interesa una porción (una fase en particular, por ejemplo). Para estos casos es útil contar con una vista parcial del proyecto, que es un subárbol del SFT tal que su tarea raíz puede ser cualquier tarea no hoja del proyecto (nótese que la tarea raíz de las vistas anteriores es la tarea padre del SFT completo).

 

5. Vistas dinámicas de un proyecto.

Durante la ejecución de un proyecto, el estado de una tarea puede variar en función del tiempo: una tarea puede estar completada, en progreso o incluso estar pendiente de comenzar en un momento determinado.

Una tarea hoja se considera en progreso una vez que todas las entradas están disponibles y se considera completada cuando todos sus entregables han sido producidos. Para una tarea no hoja es algo más complejo, puesto que resume la actividad de todas las tareas hijas que dependen de ella. Se considera que una tarea no hoja está en progreso cuando alguna de sus tareas hijas está en progreso, y se considera completada sólo cuando todas sus tareas hijas lo están.

En estas ideas se basa el concepto de vista dinámica de un proyecto, la cual abre la posibilidad de emplear el modelo de proyecto generado mediante la técnica de planificación estructurada para realizar el seguimiento del proyecto.

 


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